PROJEKT / N8N-Nodes
n8n Document Approval
Jehnix Dokumentenprüfung ist ein vollständig in n8n integriertes System zur digitalen Prüfung, Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten. Unterschiedliche Dokumenttypen, Felder, Status, Benutzer, Freigabeaktionen, Speicherorte sowie Barcode- und QR-Code-Funktionen können flexibel konfiguriert und an individuelle Unternehmensprozesse angepasst werden.
Über das Projekt
Jehnix Dokumentenprüfung ist ein umfangreiches, modular aufgebautes Dokumentenmanagement- und Freigabesystem, das als eigenes Node-Paket direkt in n8n integriert wird. Ziel des Projekts ist es, Dokumentenprozesse zentral über eine übersichtliche Weboberfläche abzubilden, ohne für den grundlegenden Betrieb einen zusätzlichen Anwendungsserver oder separaten Dienst betreiben zu müssen.
Das System ist bewusst nicht ausschließlich für Rechnungen entwickelt. Stattdessen können beliebige Dokumenttypen wie Rechnungen, Lieferscheine, Angebote, Mahnungen, Formulare oder vollständig eigene Dokumentarten angelegt werden. Auch die dazugehörigen Informationen sind nicht fest vorgegeben: Felder wie Rechnungsnummer, Lieferant, Datum oder Betrag sind lediglich mögliche Beispiele. Dokumentfelder, Feldgruppen, Status und verfügbare Aktionen können individuell definiert werden.
Die zentrale Weboberfläche besteht aus einer Dokumentenliste, einer großen PDF-Vorschau und einem Detailbereich. Dort können die zum jeweiligen Dokumenttyp gehörenden Informationen angezeigt oder – abhängig von den Berechtigungen – bearbeitet werden. Aktionen wie Genehmigen, Ablehnen, Rückfrage oder Weiterleiten sind ebenfalls frei konfigurierbar. Dabei kann beispielsweise bestimmt werden, welcher Status gesetzt wird, ob ein n8n-Ausgang ausgelöst werden soll und ob vor einer Aktion eine optionale oder verpflichtende Notiz eingegeben werden muss.
Ein eigenes Benutzer- und Berechtigungssystem ermöglicht die Zuordnung von Dokumenten zu Mitarbeitern oder Gruppen. Zusätzlich ist eine automatische Verteilung vorgesehen, beispielsweise per Round-Robin oder gewichteter Verteilung, sodass einzelne Mitarbeiter unterschiedlich viele Dokumente erhalten können. Regeln können darüber hinaus bestimmen, welche Dokumente welchem Mitarbeiter oder welcher Gruppe zugeordnet werden.
Für die Dokumentablage sind unter anderem SMB und SFTP direkt vorgesehen. Gleichzeitig bleibt die Speicheranbindung offen: Über entsprechende Schnittstellen können weitere n8n-Nodes und externe Speicherlösungen eingebunden werden. Dokumenttypen, Felder, Status und weitere Daten können wahlweise intern, über n8n-Tabellen oder angebundene Datenbanken bereitgestellt werden.
Eine weitere Funktion ist die Erzeugung von Barcodes und QR-Codes. Deren Aufbau kann individuell definiert werden, beispielsweise aus fortlaufenden Nummern, Datum, Dokumentinformationen oder Datenbankwerten. Nach der Erzeugung kann der Code direkt auf der PDF-Vorschau positioniert und anschließend in das Dokument übernommen werden.
Auch die Oberfläche selbst ist flexibel konfigurierbar. Logo, Branding, Navigation und verschiedene Bedienelemente können angepasst werden. Selbst Bereiche wie Copyright, Versionsanzeige, Feedback, Support und eigene Links im Footer können individuell konfiguriert oder vollständig ausgeblendet werden.
Das langfristige Ziel ist damit kein festes Rechnungsprüfungsprogramm, sondern ein universeller Low-Code-Baukasten für Dokumenten-, Prüfungs- und Freigabeprozesse innerhalb von n8n. Unternehmen sollen damit eigene Dokumentenworkflows aufbauen können, ohne für jeden Prozess eine separate Anwendung entwickeln zu müssen.